BELEVING VS. REALITEIT
De balans tussen de bezettingsgraad en efficiënt gebruik van vierkante meters blijft dus een uitdaging voor vele organisaties. Hoe wordt er nou eigenlijk écht gebruik gemaakt van de Nederlandse kantoren? Measuremen is met zijn werkplekmetingen al jaren een begrip in de Nederlandse én internationale markt. Zowel handmatig als in een combinatie met sensormetingen. En dus vroegen we oprichter en CEO Vincent le Noble om zijn meest recente inzichten met ons te delen.
HET KANTOOR ALS ONTMOETINGSPLEK
Laten we gelijk uit de wereld helpen dat we in de data niet terugzien dat het kantoor een ontmoetingsplek is geworden. De verhouding is gewoon nog steeds zo dat er meer individueel werk wordt uitgevoerd. Vooral het percentage individueel werk achter een scherm is juist gestegen. Dit komt voornamelijk dat we meer digitaal zijn gaan samenwerken. Als we dus naar het werkelijke gebruik kijken zien we dat men een nog groter gedeelte van de dag individueel, geconcentreerd aan het werk is en daar dus ook in gefaciliteerd wil worden.
Vincent le Noble: Wanneer men het gevoel van drukte ervaart, blijft men eerder thuis. Een scherpere werkplekfactor heeft daarmee vaak een averechts effect.
MINDER WERKPLEKKEN = HOGERE BEZETTING?
Dit lijkt een fabeltje te zijn. In de praktijk is een scherpere werkplekfactor zelden een katalysator voor een hogere bezettingsgraad. Dit zien we eigenlijk alleen bij organisaties die harder groeien dan ze huisvesting kunnen realiseren, zoals snelgroeiende techbedrijven. Bij alle andere organisaties geldt: hoe scherper de werkplekfactor, hoe hoger de beleving van drukte.
Het gevoel van drukte betekent overigens niet dat het daadwerkelijk ook druk is. De wetenschap toont aan dat de beleving van drukte vrijwel altijd afwijkt van de feitelijke drukte. Men ervaart het tegenwoordig al als druk als er drie of vier personen gebruik maken van een blok van zes werkplekken. Dit geldt ook op een grotere schaal. Als we naar organisaties als geheel kijken denken ze vaak dat de werkelijke bezetting op drukke dagen zeker de 80% aantikt – in de praktijk is dit vaak maar 50-70%. Dit zien we ook terug in de data van uitgevoerde onderzoeken. Wanneer je dan werkplekken weghaalt, stijgt de bezetting niet maar komen er simpelweg minder mensen naar kantoor. Want het gevoel van drukte is heel oncomfortabel. Op deze manier stimuleren van thuiswerken is vaak niet wenselijk, gezien dit niet de juiste reden is.
Overigens zit een deel van de oplossing ook in gebruiksregels in de fysieke werkomgeving. In de praktijk zien we dat ongeveer 30% van de werkplekken bezet worden door een jas of een tas. Dat noemen we sign of life. Dit zijn mensen die even in vergadering zitten, maar tegelijkertijd ook een bureauwerkplek hebben geconfisqueerd. Feitelijk houden deze medewerkers twee werkplekken tegelijkertijd bezet. Dat zorgt voor een scheve kijk op bezetting, maar dus ook voor het feit dat andere collega’s het gevoel hebben dat het hartstikke druk is. In de praktijk valt dit allemaal wel mee. Goede afspraken maken over het gebruik van de werkomgeving is dus essentieel.
INZICHT IN BEZETTING
Er is steeds meer behoefte aan data, bijvoorbeeld dus in de vorm van het meten van de bezetting. Dit is een manier om grip te krijgen op de golfbewegingen die we nog steeds zien in de bezetting: er is nog geen sprake van stabilisatie. De bezetting neemt over de linie nog steeds licht toe en we weten niet precies waar die heen groeit – of uiteindelijk ook weer afneemt. Toch gebeurt het consistent verzamelen van data – ondanks de groeiende behoefte nog (te) weinig.
WAT IS DE TOEKOMSTMUZIEK?
De voorspelling is dat samenwerken op kantoor weer zal gaan afnemen. We werken nog steeds ook ‘gewoon’ individueel op kantoor, en dat zal weer toenemen. Ook vanuit de gedachte dat samen werken, in de nabijheid van anderen, een belangrijke behoefte is vanuit medewerkers. Digitaal samenwerken zal gaan toenemen, en dan voornamelijk in kleinere groepjes. De grote vergaderingen zullen we steeds minder gaan zien. Uiteindelijk zal dat ook leiden tot een meer vloeibare overgang in het werkplekconcept tussen individueel werken en samenwerken. Geen grote ‘vlekken’ met verschillende activiteiten, maar kleinere ‘vlekken’ waar een grotere variëteit aan type werkplekken te vinden is. Een plek waar je als team en individu goed kunt werken; als het ware een activiteit gericht werkconcept in het klein.
Vincent le Noble: Grofweg 30% van de werkplekken wordt enkel bezet door een jas, waardoor het druk voelt – maar niet is.
Download hier het hele rapport.