Flexibiliteit in kantoren is al jaren een belangrijk onderwerp in het facilitaire vakgebied. Uit de BNW-index van 2024 blijkt zelfs dat flexibiliteit wordt gezien als dé oplossing bij veranderingen in de werkomgeving, maar dat het in de praktijk lastig uitvoerbaar of te duur is. Audri Hensels en Bart van Roekel van YNNO geloven echter dat flexibiliteit op de lange termijn juíst geld bespaart, gezien de constante veranderingen waarmee we te maken hebben.
Anticiperen op flexibiliteit is essentieel
De wereld verandert snel, en daarmee ook de manier waarop we werken. Het komt vaak voor dat na de oplevering van een nieuw kantoor binnen 2 tot 5 jaar al kleine aanpassingen nodig zijn. Daarom is het cruciaal om bij het ontwikkelen van nieuwe concepten alvast na te denken over welke veranderingen in die periode mogelijk zijn. Dit vraagt om een andere benadering van budgetten: bijvoorbeeld door nu al 20% van het budget te reserveren voor toekomstige aanpassingen. Het kan zelfs handig zijn om sommige ruimtes leeg of open te houden, zodat ze later makkelijk ingevuld kunnen worden. Het monitoren en regelmatig evalueren van het gebruik van de werkomgeving zorgt ervoor dat je ook ná de oplevering de juiste keuzes kunt blijven maken.
Flexibiliteit: doel of middel?
Flexibiliteit is dus een belangrijk aspect bij het ontwerpen, inrichten of aanpassen van een werkomgeving. Het realiseren van een passende werkomgeving is echter geen doel op zich, maar een middel om de ideale manier van werken te faciliteren. De vraag bij elk huisvestingsproject is dan ook: hoe zorg je ervoor dat het kantoor zich mee kan ontwikkelen met de veranderende behoeften van de organisatie, de medewerkers en de klanten?
Flexibiliteit kan altijd
Of je nu begint met nieuwbouw of bestaande kantoorruimtes aanpast, flexibiliteit kan in verschillende lagen van het kantoorontwerp worden geïntegreerd. Dit zorgt samen voor een flexibel kantoor. Denk hierbij aan het kantoor als een systeem met verschillende niveaus, elk met zijn eigen flexibiliteit. Samen zorgen deze niveaus voor een hoge mate van aanpasbaarheid, zowel afzonderlijk als in combinatie. We hebben ons voor de indeling van deze niveaus laten inspireren door de theorie van Steward Brand¹:
- Niveau 1: de bouwkundige constructie
De bouwkundige constructie is de fundering van een kantoor en het meest stabiele en duurzame niveau. Het bepaalt de vorm, grootte, hoogte en draagkracht van het gebouw en is het moeilijkst aan te passen. Bij nieuwbouw is het belangrijk om te anticiperen op toekomstige veranderingen, zoals het creëren van ruimte voor verschillende werkplekken en de mogelijkheid om het gebouw uit te breiden of aan te passen aan veranderende behoeften. Een goed voorbeeld van flexibiliteit op dit niveau is het LEGO-hoofdkantoor in Denemarken, dat een modulair systeem van betonnen blokken gebruikt, waardoor het gebouw eenvoudig kan worden aangepast. - Niveau 2: de installaties
Het tweede niveau betreft de installaties voor koude en warme lucht en elektra, die essentieel zijn voor het comfort en de functionaliteit van het kantoor. Deze systemen bepalen zaken als temperatuur, luchtkwaliteit, verlichting en brandbeveiliging. Installaties kunnen relatief eenvoudig worden aangepast, mits bij de aanleg al rekening is gehouden met flexibiliteit. Denk hierbij aan aanpasbare systemen die geschikt zijn voor verschillende werkplekken en goed geïntegreerd zijn in de bouwconstructie en inrichting. Een voorbeeld hiervan is het kantoor van Alliander in Amsterdam, waar installaties flexibel zijn zonder dat het plafond vervangen hoeft te worden, wat aanpassingen makkelijker maakt. - Niveau 3: de vaste inrichting
Het derde niveau betreft de vaste inrichting, zoals wanden, pantry’s en kasten, die de indeling en sfeer van het kantoor bepalen. Deze elementen creëren verschillende zones, zoals open of gesloten werkplekken, en kunnen vaak relatief eenvoudig worden aangepast als er rekening is gehouden met flexibiliteit in de bouw en installaties. Vaste inrichting is vaak demontabel, verplaatsbaar of modulair, wat het mogelijk maakt om de ruimte te herindelen. Een goed voorbeeld is het kantoor van Roche in Woerden, waar een vast stramien zorgt voor een flexibele indeling die eenvoudig aangepast kan worden aan de veranderende behoeften van medewerkers en klanten. - Niveau 4: verplaatsbare inrichting
Het vierde niveau betreft de verplaatsbare inrichting, die bestaat uit zowel apparatuur (zoals bureaus, computers en telefoons) als losse elementen (zoals meubels, planten en kunstwerken). Deze elementen bepalen de uitstraling en sfeer van het kantoor en zijn meestal eenvoudig te verplaatsen of draadloos. Verplaatsbare inrichting is ideaal voor flexibiliteit, omdat het makkelijk aanpasbaar is aan de veranderende behoeften van medewerkers. Een voorbeeld van flexibele inrichting is het kantoor van Miro in Amsterdam, waar het meubilair via een leaseabonnement twee keer per jaar wordt aangepast op basis van de wensen van het personeel.
De mate van flexibiliteit binnen een kantoor hangt dus sterk af van de keuzes die zijn gemaakt bij de constructie van het gebouw (niveau 1). Dit is de meest stabiele en langdurige laag, die de basis vormt voor alles wat daarop volgt. Bij een bestaand pand ben je gebonden aan eerdere keuzes, waardoor de flexibiliteit in de constructie, installaties en indeling vaak minder groot is. Hoe hoger je komt in de lagen om aanpassingen te doen, hoe groter de flexibiliteit en de aanpasbaarheid van het ontwerp.
Investeer vandaag, bespaar morgen
Investeren in flexibiliteit vanaf het begin zorgt ervoor dat je kantoor zowel nu als in de toekomst een passende werkomgeving biedt. Door vanaf het startpunt rekening te houden met toekomstige veranderingen en op verschillende niveaus te plannen, kun je je kantoor optimaal flexibel maken én houden. Dit draagt bij aan een comfortabele, functionele en inspirerende werkomgeving die blijft aansluiten bij jouw ideale (toekomstige) manier van werken. Op de lange termijn bespaar je zelfs geld door al in een vroeg stadium te investeren in flexibiliteit. Elke wijziging die later nodig is, betaalt zich dan vanzelf terug.
Dus door nu te investeren in flexibiliteit creëer je niet alleen een kantoor dat mee evolueert met de veranderende behoeften van je organisatie, maar ook een werkomgeving die de toekomst aankan. Flexibiliteit is de sleutel tot een wendbare organisatie die altijd in staat is om snel in te spelen op veranderingen, en dat is in de snel veranderende wereld van vandaag essentieel. Maak het vandaag mogelijk, zodat je morgen kunt blijven groeien!
¹ Stewart Brand, How Buildings Learn: What Happens After They’re Built, New York (Penguin Group) 1994, p. 13