De missie: bewust werken in een vernieuwde werkomgeving
De Sociale Verzekeringsbank (SVB) sprak jarenlang over ‘het nieuwe werken’ en ‘papierloos werken’, maar het was pas tijdens de pandemie dat deze gesprekken in een stroomversnelling kwamen. Daarbij kwamen zelfs thema’s als informatiebeveiliging, die eerder als riskant werden beschouwd voor thuiswerk, aan de orde. De pandemie bracht daarmee een levensveranderende ervaring teweeg voor de SVB. Nu rijst echter de vraag: hoe kunnen ze het positieve behouden dat deze periode heeft gebracht, namelijk: het doorbreken van oude patronen? Dit is waar het project Bewust Werken om de hoek komt kijken.
Met het hoofdkantoor in Amstelveen, Utrecht als centrale locatie én de verschillende uitvoeringslocaties, moet er nagedacht worden over wie waar werkt. Terwijl medewerkers op de uitvoeringslocaties genieten van het thuiswerken, ervaren ze op het hoofdkantoor juist verkeersopstoppingen in de parkeergarage. Bewust Werken is de richting die de SVB op wil: bewust nadenken over waar je werkt, met wie en wanneer. Hoewel medewerkers met een hoge individuele werklast momenteel de voorkeur geven aan thuiswerken, is het ook belangrijk dat zij verbonden blijven met collega’s en het kantoor. Dit project is erop gericht om een werkomgeving te creëren die aantrekkelijker is dan thuis, zodat zij regelmatig bereid zijn de reis te maken.
Peter Roode, Manager Facilities bij de SVB, illustreert het doel van het project treffend met de woorden: “Minder ego, meer Lego!”
De rol van YNNO: leidend in SVB’s werkplektransformatie
YNNO vervult een centrale rol als projectleider in het omvangrijke project om de fysieke werkomgeving op (voorlopig) zes locaties te transformeren. Met een focus op leren en experimenteren, startte het project met het aanpassen van één verdieping op deze locaties. Ondanks uitdagingen zoals budgettaire beperkingen, werd een gedurfde stap gezet om verouderde werkomgevingen te transformeren naar frisse, moderne ruimtes. YNNO was betrokken bij alle aspecten van het proces, van het creatief vormgeven van het werkplekconcept samen met de architect en de medewerkers, tot aan het daadwerkelijk openen van de vernieuwde werkomgeving. Dit omvatte het beheer van meervoudig onderhandse aanbestedingen, het aansturen van leveranciers en samenwerkingspartners en het opstellen van gebruikersafspraken in nauwe samenwerking met de eindgebruikers van de aangepaste werkomgevingen.
De verschillen tussen de oude en nieuwe werkomgevingen zijn opvallend. De oude verdiepingen stralen nog steeds de sfeer van een traditionele kantoortuin uit, met een hoge storingsgraad, volle vloeren, conventionele Arbo-conforme werkplekken en een eenvoudige inrichting. Daarentegen bieden de nieuwe verdiepingen inspirerende ruimtes om te ontspannen en te ontmoeten, evenals diverse vergaderruimtes en geconcentreerde werkplekken. De uitstraling is fris, modern en uitnodigend, waardoor medewerkers worden aangemoedigd om hun werkgewoonten te heroverwegen én te veranderen.
Ook speelde YNNO een belangrijke rol bij het analyseren van de weekspreiding op alle elf locaties en het adviseren van het managementteam en de Raad van Bestuur over dit onderwerp. Door voortdurend te schakelen en te adviseren, stimuleert YNNO een nieuwe manier van werken binnen de SVB, gericht op het optimaliseren van de werkomgeving en het bevorderen van effectieve samenwerking tussen medewerkers.
Het resultaat: meten en verbeteren van werkplekconcepten voor de SVB
Nu verschillende verdiepingen op meerdere locaties zijn gerealiseerd, staat YNNO klaar om te meten hoe medewerkers deze verandering ervaren. Het doel is om de werkplekconcepten verder te verbeteren op basis van deze feedback.
“We hopen dat uit het onderzoek naar voren komt dat medewerkers hun werk beter kunnen uitvoeren op een aangepaste verdieping,” zegt YNNO-adviseur Bart van Roekel. “Of het nu gaat om betere concentratie, effectievere vergaderingen of makkelijker contact leggen met collega’s. Als dit uit het onderzoek naar voren komt, is onze aanpak voor de toekomst duidelijk!”
Hij vervolgt: “Ik denk dat het een utopie is om te denken dat mensen in de toekomst volledig op kantoor zullen werken.” Peter knikt instemmend en vult aan: “De uitdaging is om balans te vinden in wat optimaal werkt.”