De ambitie: een open en transparante overheid

Een open en transparante overheid begint bij een goede informatiehuishouding. Voor een groot ministerie blijkt dit een behoorlijke uitdaging. Ondanks inspanningen lukt het dit ministerie in veel gevallen niet om vragen van burgers en bedrijven tijdig en adequaat te beantwoorden. Ook kan het lastig zijn om eerdere beleidsstukken eenvoudig en snel terug te vinden bij het opstellen van nieuw beleid. Met een historie van 300 miljoen documenten en een gebrek aan overzicht, werd duidelijk dat een fundamentele verandering noodzakelijk was. Hier kwamen YNNO-adviseurs Bertie Cools en Thijs Gaanderse in beeld, die zich bogen over de vraag: hoe neem je 17.000 medewerkers mee in deze transformatie?

Het ministerie stond onder druk om te voldoen aan wettelijke eisen zoals vanuit de Archiefwet en Wet open overheid. Deze wet verplicht overheidsinstanties om transparant te zijn in hoe beleid tot stand komt en om burgers toegang te geven tot informatie. Een taak die alleen kan worden vervuld als de informatiehuishouding op orde is. “Hoewel het ministerie zich inspande, liep het tegen beperkingen aan in techniek en processen. Dit zorgde voor frustratie en maakte duidelijk dat een andere aanpak nodig was,” legt Bertie uit.

De rol van YNNO: een strategie voor verandering

De oplossing lag in de implementatie van een Content Services Platform (CSP) als vervanger van hun verouderde Document Management Systeem (DMS). Maar techniek alleen is niet genoeg: het succes van de implementatie van een nieuw systeem hangt af van de acceptatie en het gedrag van de mensen die ermee werken. “Wij hoefden ons niet te bemoeien met de techniek, maar konden ons volledig richten op de vraag: hoe krijg je de hele organisatie hierin mee? Dat omvat niet alleen het beleidsdepartement maar ook de verschillende uitvoeringsorganisaties die onder het ministerie vallen.” vertelt Thijs. Bertie vult aan: “Het gaat niet alleen om wat er verandert, maar vooral hoe. Mensen moeten zich comfortabel voelen bij een nieuwe manier van werken. Daarom lag onze focus op het ontwikkelen van een veranderstrategie die zowel uniform als flexibel is en ook nog eens heel breed inzetbaar.”

Een aanpak die werkt voor 17.000 medewerkers is geen sinecure. Het ministerie is enorm divers, met verschillende functies, afdelingen en achtergronden. Bertie: “Een one size fits all-aanpak is hier simpelweg niet mogelijk. Daarom hebben we een flexibele strategie ontwikkeld waarin leidinggevenden een sleutelrol spelen. Zij kennen hun teams niet alleen het beste, maar medewerkers zijn ook sneller geneigd de verandering te accepteren als hun leidinggevende hier een prominente rol in speelt. De flexibiliteit zit erin dat leidinggevenden op individueel niveau de veranderaanpak kunnen aanpassen aan de specifieke behoeften binnen een team of individu.”

Om de strategie vorm te geven, organiseerden Bertie en Thijs workshops en interviews met medewerkers. In deze sessies werden stellingen over informatiehuishouding besproken en konden deelnemers hun mening geven. Bertie: “Deze sessies gaven ons ontzettend waardevolle inzichten in de verschillende perspectieven binnen de organisatie.”

Het resultaat: een solide basis voor verandering

Een belangrijk onderdeel van de aanpak is een toolbox met interventies. “We hebben meer dan 70 interventies onderkend,” zegt Thijs trots. “Van serious games en e-learnings tot een chatbot. Dit zorgt ervoor dat er voor elke doelgroep een passende set aan middelen is.” Ook ontwikkelden ze een scan voor leidinggevenden, waarmee zij kunnen bepalen welke interventies het beste bij hun team passen. “Het is een manier om leidinggevenden te ondersteunen in hun rol als veranderaar,” legt Bertie uit. “Zij zijn immers de sleutel tot succes.”

Hoewel Bertie en Thijs trots zijn op het resultaat, blijft er een lichte teleurstelling hangen. De veranderaanpak is namelijk nog niet in de praktijk gebracht. “We hebben de plattegrond van de winkel geschetst en de etalage grofweg ingericht, maar we hebben nog niet kunnen zien hoe de klanten binnenkomen,” zegt Bertie. “Dat komt omdat we moeten wachten op de inrichting van het systeem en dat heeft tijd nodig. We hadden graag gezien hoe onze strategie in de praktijk zou werken, maar daar moeten we nog even geduld voor hebben.”

Toch zien ze ook de waarde van hun werk. Thijs: “Dit project was uniek vanwege de schaal en complexiteit. Het is een enorme puzzel geweest om een aanpak te ontwerpen die zowel breed als specifiek genoeg is. Binnen YNNO biedt het nu al inspiratie voor andere projecten!”

Klaar voor verandering

Met een veranderstrategie die inspeelt op de diversiteit binnen de organisatie, een uitgebreide toolbox en een focus op leidinggevenden als sleutelfiguren, hebben Bertie en Thijs een stevige basis gelegd voor de verandering. “Het was een mooie klus,” blikt Bertie terug. “En een project dat ons niet alleen professioneel, maar ook persoonlijk heeft uitgedaagd.”

Voor het ministerie blijft de uitdaging om de plannen tot uitvoering te brengen. Maar met de basis die Bertie en Thijs hebben gelegd, is de kans op succes groot. Zoals Thijs het samenvat: “We hebben laten zien dat verandering niet alleen mogelijk is, maar ook inspirerend kan zijn. Het ministerie is klaar voor de toekomst – nu is het aan hen om de volgende stappen te zetten.”